జీ హుజూర్‌!

ఈమెయిల్‌ నిత్య జీవితంలో భాగమైపోయింది. పొద్దున లేస్తూనే ఓసారి మెయిల్‌ దర్శనం చేసుకోవాల్సిందే. రాత్రి పడుకునే ముందు అంతే. ఇంటి నుంచే పని చేయటంతో అన్ని వ్యవహారాలూ ఇప్పుడు మెయిళ్ల మీదే నడుస్తున్నాయి. ఉద్యోగులైతే పని దినాల్లో రోజుకు సగటున 6 గంటల కన్నా ఎక్కువ సేపు వీటితోనే గడుపుతున్నారని అంచనా. మరి ఈమెయిల్‌ను చూసే సమయాన్ని తగ్గించుకోవాలంటే? దీన్ని మరింత సమర్థంగా వాడుకోవాలంటే? అదృష్టవశాత్తు జీమెయిల్‌లో ఇందుకు ఎన్నో చిట్కాలు అందుబాటులో ఉన్నాయి. వీటితో జీమెయిల్‌తో జీ హుజూర్‌ అనిపించుకోవచ్చు.

ఫొటో ఇన్‌సర్ట్‌

మెయిల్‌కు ఫొటోలను అటాచ్‌ చేయటం అందరికీ తెలిసిందే. కానీ మెయిల్‌ మధ్యలో ఫొటోనో, స్క్రీన్‌ షాట్‌నో ఇన్‌సర్ట్‌ చేయాలంటే? ఇందుకు తేలికైన పద్ధతి అందుబాటులో ఉంది. మెయిల్‌ను కంపోజ్‌ చేస్తున్నప్పుడు ఫొటోను ఇన్‌సర్ట్‌ చేయాల్సిన చోట కర్సర్‌ను పెట్టి.. సెండ్‌ బటన్‌ పక్కన ఉండే చిన్న ఫొటో ఐకాన్‌ను క్లిక్‌ చేయాలి. ఇన్‌సర్ట్‌ చేయాలనుకునే ఫొటోను ఎంచుకొని ఎంటర్‌ చేయాలి.

కావాలనుకున్నంత సేపే కనిపించేలా

మనం పంపించే మెయిల్‌ కొంత కాలం వరకే కనిపించేలా చేయాలని అనుకుంటున్నారా? అయితే నిర్ణీత కాలం తర్వాత తనకు తానుగా మాయమయ్యే ఆప్షన్‌ను ఎంచుకోవచ్చు. ఇందుకోసం ఈమెయిల్‌ టైప్‌ చేశాక.. సెండ్‌ బటన్‌ పక్కనుండే తాళం వేసిన గడియారం గుర్తు మీద క్లిక్‌ చేసి ‘కాన్ఫిడెన్షియల్‌ మోడ్‌’ను ఆన్‌ చేసుకోవాలి. అనంతరం కాన్ఫిడెన్షియల్‌ మోడ్‌లో ఎంత కాలానికి మెయిల్‌ తొలగిపోవాలో (ఒక రోజు, వారం, నెల.. ఇలా) ఎంచుకోవాలి. ఆ సమయం తర్వాత మెయిల్‌ తనకు తానే డిలీట్‌ అవుతుంది. కావాలనుకుంటే మరింత భద్రత కోసం 2-స్టెప్‌ వెరిఫికేషన్‌తోనూ వీటిని పంపించుకోవచ్చు. దీంతో ఫోన్‌కు పంపిన ఎస్‌ఎంఎస్‌ ఎంటర్‌ చేస్తేనే అవతలివారు మెయిల్‌ చూడటానికి వీలుంటుంది. అత్యంత రహస్యమైన ఈమెయిళ్లను పంపాలనుకునేవారికిది మంచి ఎంపిక.

ప్రతినిధికి అప్పగించొచ్చు

వారం పాటు ఎక్కడికో వెళ్తున్నారు. అక్కడ ఈమెయిల్‌ను చూడటం కుదరకపోవచ్చు. ముఖ్యమైన సమాచారమైతే జవాబు ఇవ్వక తప్పకపోవచ్చు. ఇలాంటి సమయాల్లో మన తరఫున జీమెయిల్‌ ప్రతినిధులను ఎంచుకుంటే? ఇందుకోసం డెలిగేటింగ్‌ అకౌంట్‌ యాక్సెస్‌ ఆప్షన్‌ ఉందిగా. దీంతో ప్రతినిదులు మన మెయిళ్లను చదవొచ్చు, పంపించొచ్చు, డిలీట్‌ చేయొచ్చు. కానీ మన మెయిల్‌ నుంచి ఛాట్‌ చేయలేరు. పాస్‌వర్డ్‌నూ మార్చలేరు. మన ఇన్‌బాక్స్‌ నుంచి మెయిళ్లు పంపించినా ప్రతినిధుల మెయిల్‌ చిరునామానే కనిపిస్తుంది. డెలిగేటింగ్‌ అకౌంట్‌ యాక్సెస్‌లో 10 మంది వరకు ప్రతినిధులను జోడించుకోవచ్చు. దీన్ని కంప్యూటర్‌ ద్వారానే చేసుకోవాలి. యాప్‌లో సాధ్యం కాదు. జీమెయిల్‌ను ఓపెన్‌ చేసి, సెటింగ్స్‌ బటన్‌ను నొక్కి, అకౌంట్స్‌ అండ్‌ ఇంపోర్ట్‌ లేదా అకౌంట్స్‌ ఫీచర్‌ను క్లిక్‌ చేయాలి. ‘గ్రాంట్‌ యాక్సెస్‌ టు యువర్‌ అకౌంట్‌’ విభాగంలో ‘యాడ్‌ అనదర్‌ అకౌంట్‌’ను నొక్కి.. ప్రతినిధుల ఈమెయిల్‌ చిరునామాను ఎంటర్‌ చేయాలి. నెక్ట్స్‌ స్టెప్‌ బటన్‌ మీద క్లిక్‌ చేసి సెండ్‌ ఈమెయిల్‌ టు గ్రాంట్‌ యాక్సెస్‌ను నొక్కాలి. దీంతో అవతలి వారికి కన్‌ఫర్మ్‌ మెయిల్‌ అందుతుంది. వాళ్లు కన్‌ఫర్మ్‌ చేసిన 24 గంటల తర్వాత ప్రతినిధులను జాబితాలో చూడొచ్చు. ఈ ఆహ్వానం వారం తర్వాత చెల్లిపోతుందని గుర్తుంచుకోవాలి.

ఇన్‌బాక్స్‌ పాజ్‌

ఇన్‌బాక్స్‌కు కొత్త మెయిళ్లేవీ రాకూడదనుకుంటే ఇన్‌బాక్స్‌ పాజ్‌ ఫీచర్‌ను ఎంచుకోవచ్చు. ఇందుకోసం క్రోమ్‌స్టోర్‌ నుంచి ఫ్రీ పాజ్‌ ఫర్‌ జీమెయిల్‌, బూమెరాంగ్‌ ఫర్‌ జీమెయిల్‌ వంటి ప్లగిన్లను డౌన్‌లోడ్‌ చేసుకుంటే సరి. వీటిని ఇన్‌స్టాల్‌ చేయగానే ఇన్‌బాక్స్‌ కింద ‘పాజ్‌’ బటన్‌ దర్శనమిస్తుంది. దీన్ని క్లిక్‌ చేస్తే తాత్కాలికంగా ఇన్‌బాక్స్‌లోకి మెయిళ్లు రావటం ఆగిపోతుంది. అవసరమైనప్పుడు ‘అన్‌పాజ్‌’ బటన్‌ను నొక్కితే అప్పటి వరకూ ఆగిపోయిన మెయిళ్లన్నీ ఒక్కసారిగా వచ్చి వాలతాయి. ప్రతి క్షణం ఇన్‌బాక్స్‌ను చెక్‌ చేసే అలవాటు గలవారికి, అదేపనిగా వచ్చే ఈమెయిల్‌ నోటిఫికేషన్లతో సతమతమయ్యేవారికిది అనువుగా ఉంటుంది.

ఆటోమేటిక్‌ విభజన

ఎన్నో న్యూస్‌లెటర్లను, సామాజిక మాధ్యమ వేదికలను, ఇతర డెయిలీ మెయిల్‌ సోర్స్‌లను సబ్స్క్ర్‌ైబ్‌ చేసుకుంటుంటాం. ఇవన్నీ ఇన్‌బాక్స్‌లోనే చేరిపోయి కలగాపులకంగా కనిపిస్తుంటాయి. వీటిని ఒకదగ్గర ఉండేలా చేయాలనుకుంటే జీమెయిల్‌ ఫిల్టర్‌ సాయం తీసుకోవచ్చు. ఇది తనకు తానే మెయిళ్లను ఆయా విభాగాలుగా విభజించి పెడుతుంది. సెటింగ్స్‌ బటన్‌ నొక్కి ‘ఫిల్టర్స్‌ అండ్‌ బ్లాక్డ్‌ అడ్రసెస్‌’ ట్యాబ్‌ను క్లిక్‌ చేయాలి. ఈమెయిల్‌ చిరునామాలు, సబ్జెక్ట్‌ లైన్‌ వంటి వాటి ఆధారంగా ఫిల్టర్లను క్రియేట్‌ చేసుకోవాలి. అంతే.. ఆయా ఈమెయిళ్లన్నీ వాటిల్లోకి చేరిపోతాయి.

ఒకే మెయిల్‌ చిరునామాతో పలు సేవలు

జీమెయిల్‌ చిరునామాలో చుక్కలు (.), ప్లస్‌ (+) వంటి గుర్తులను గూగుల్‌ గుర్తించలేదు. అందువల్ల ఒకే చిరునామాలో ఇలాంటి గుర్తులను చేర్చి పలు సేవల కోసం వినియోగించుకోవచ్చు. ఉదాహరణకు - gmailuser@gmail.com, gmail.user@gmail.com, gmail+user@gmail.com, g.m+a.i+++lus…e.r@gmail.com  ఇలా ఏ విధంగా చిరునామాను రాసినా అదే gmailuser@gmail.com ఈమెయిల్‌ అడ్రస్‌కు చేరుకుంటుంది. వివిధ సోషల్‌ మీడియా ఖాతాలను తెరవాలని అనుకునేవారికిది ఎంతగానో ఉపయోగపడుతుంది.

ఈమెయిల్‌ తీరుతెన్నుల పరిశీలన

ఈమెయిల్‌ అనలిటిక్స్‌ ఓ మంచి సదుపాయం. దీంతో రోజుకు ఎన్ని ఈమెయిళ్లు పంపాం? ఎన్ని ఇన్‌బాక్స్‌లోకి వచ్చాయి? వంటి వివరాలను గ్రాఫ్స్‌, గణాంకాల రూపంలో చూడొచ్చు. ఎవర్నుంచి ఎక్కువగా ఈమెయిళ్లు వస్తున్నాయో, సగటున ఎంత సమయానికి వాటికి స్పందిస్తున్నామో కూడా తెలుసుకోవచ్చు. అధిక సమయాన్ని తీసుకుంటున్న క్లయింట్లను, బృంద సభ్యుల్లో వర్క్‌లోడ్‌ ఎక్కువ తక్కువలను గుర్తించటానికీ ఇది ఉపయోగపడుతుంది.

కోట్స్‌తో సులభంగా

కొన్ని మెయిళ్లు సుదీర్ఘంగా ఉండొచ్చు. అందులో చాలా అంశాలకు రిప్లై ఇవ్వాల్సి రావొచ్చు. వీటిని తేలికగా పంపటానికి ఫార్మాటింగ్‌ బార్‌లోని ‘కోట్స్‌’ ఫీచర్‌ను ఉపయోగించుకోవచ్చు. జీమెయిల్‌ను ఓపెన్‌ చేసి, రిప్లై ఇవ్వాల్సిన భాగాన్ని కాపీ చేసుకోవాలి. అనంతరం రిప్లై బటన్‌ను క్లిక్‌ చేయాలి. ఫార్మాటింగ్‌ బార్‌లో కోట్స్‌ ఫీచర్‌ను ఎంచుకోగానే మెయిల్‌లో బూడిద రంగులో నిలువు గీత కనిపిస్తుంది. దీని పక్కన కాపీ చేసిన భాగాన్ని పేస్ట్‌ చేయాలి. దాని కింద జవాబును టైప్‌ చేసి సెండ్‌ చేయాలి. ఇలా ముఖ్యమైన అంశాలన్నింటికీ స్పష్టంగా రిప్లై ఇవ్వచ్చు.

ఇంటర్నెట్‌ స్లోగా ఉన్నా

ఇంటర్నెట్‌ వేగం నెమ్మదిగా ఉన్నా జీమెయిల్‌ను ఉపయోగించాలని అనుకుంటున్నారా? అయితే ‘హెచ్‌టీఎంఎల్‌ మోడ్‌’ను ఎంచుకోండి. దీన్ని ఎనేబుల్‌ చేసుకుంటే ఇంటర్నెట్‌ స్లోగా ఉన్నా మెయిల్‌ కంపోజ్‌ చేసుకోవచ్చు. సెండ్‌ చేసుకోవచ్చు. ఇంటర్నెట్‌ స్లోగా ఉండే మారుమూల ప్రాంతాలు, విమానాశ్రయాల వంటి చోట్ల ఇది బాగా ఉపయోగపడుతుంది. కాకపోతే ఇతరత్రా ఫీచర్లేవీ అందుబాటులో ఉండవు.

షార్ట్‌కట్స్‌తో త్వరత్వరగా

ఈమెయిల్‌లో త్వరగా పనులు పూర్తికావటానికి కొన్ని కీబోర్డు షార్ట్‌కట్స్‌ను వాడుకోవచ్చు. ఉదాహరణకు- కంట్రోల్‌, ఎంటర్‌ బటన్లను రెండింటినీ ఒకేసారి నొక్కి మెయిల్‌ను సెండ్‌ చేయొచ్చు. హ్యాష్‌ట్యాగ్‌ బటన్‌తో డిలీట్‌ చేయొచ్చు. ఇలా కీబోర్డు షార్ట్‌కట్స్‌ చాలానే ఉన్నాయి. వీటిని ఎనేబుల్‌ చేసుకోవటానికి ముందుగా జనరల్‌ సెటింగ్స్‌లోకి వెళ్లి కీబోర్డు షార్ట్‌కట్స్‌ విభాగంలో ఆన్‌ బటన్‌ను ఎంపిక చేసుకోవాలి. కావాలంటే మనమే కొత్త షార్ట్‌కట్స్‌ను క్రియేట్‌ చేసుకోవచ్చు కూడా.

అన్నీ ఒకే చోట

జీమెయిల్‌ ఇన్‌బాక్స్‌ డిఫాల్ట్‌గా వివిధ భాగాలుగా విడిపోతుంది. ప్రధానంగా ప్రైమరీ, సోషల్‌, ప్రమోషన్‌ విభాగాలు కనిపిస్తుంటాయి. దీంతో సోషల్‌, ప్రమోషన్‌ మెయిళ్లు ముఖ్యమైన విభాగంలోకి రాకపోవచ్చు గానీ ఇవి అటూఇటూగానూ మారిపోతుంటాయి. ఇది కొన్నిసార్లు చికాకుకు గురిచేస్తుంది. మునుపటి మాదిరిగా అన్ని మెయిళ్లూ ఒకేచోట కనిపించేలా చూసుకోవటం ద్వారా విభాగాలను తొలగించుకోవచ్చు. ఇందుకోసం జీమెయిల్‌ ఖాతాలోకి సైన్‌ఇన్‌ అయ్యి, నేరుగా ఇన్‌బాక్స్‌లోకి చేరుకోవాలి. కుడిపక్కన ఉండే సెటింగ్స్‌ ఐకాన్‌ను నొక్కి, ఇన్‌బాక్స్‌ను ఎంపిక చేసుకోవాలి. సోషల్‌, ప్రమోషన్స్‌, అప్‌డేట్స్‌, ఫోరమ్స్‌ను అన్‌చెక్‌ చేయాలి. అన్ని మెయిళ్లూ ఒకేచోట కనిపిస్తాయి.

లేబుళ్లతో సర్దుబాటు

ఇంట్లో వస్తువులను సర్దుకున్నట్టే ఈమెయిళ్లను లేబుళ్ల రూపంలో ఒకదగ్గర పెట్టుకోవచ్చు. ఇందుకు లేబుళ్ల సదుపాయం ఉపకరిస్తుంది. జీమెయిల్‌లో ఎడమ వైపున ఉండే ‘క్రియేట్‌ న్యూ లేబుల్‌’ ఆప్షన్‌ను క్లిక్‌ చేసి పేరును ఎంటర్‌ చేస్తే కొత్త లేబుల్‌ ప్రత్యక్షమవుతుంది. ఆయా అంశాలకు సంబంధించిన మెయిళ్లను అందులోకి పంపిస్తే ఎప్పటికీ అలాగే ఉండిపోతాయి.

* స్టార్స్‌, ఇంపార్టెంట్‌ గుర్తుల ద్వారానూ మెయిళ్లను ఆర్గనైజ్‌ చేసుకోవచ్చు. కావాలనుకుంటే రంగురంగుల నక్షత్రాలను, ఇతర గుర్తులనూ వాడుకోవచ్చు. జనరల్‌ సెటింగ్స్‌ సాయంతో ఎలాంటి నక్షత్రాలు, గుర్తులు కావాలో ఎంచుకోవచ్చు.

పంపిన మెయిల్‌ తెరిచారా? లేదా?

ఎన్నో మెయిళ్లు పంపుతాం. వాటిని అవతలి వారు తెరిచారా? లేదా? అనే సందేహం మనసులో మెదలుతుంటుంది. ‘ఎస్‌వేర్‌’ అనే జీమెయిల్‌ ప్లగిన్‌ను ఇన్‌స్టాల్‌ చేసుకుంటే అలాంటి ఇబ్బందేమీ ఉండదు. ఇది మనం పంపే మెయిళ్లకు చిన్న ట్రాకింగ్‌ పిక్సెల్‌ను జత చేస్తుంది. అవతలి వాళ్లు మెయిల్‌ను ఓపెన్‌ చేయగానే వారి సిస్టమ్‌లోకి డౌన్‌లోడ్‌ అవుతుంది. ఎస్‌వేర్‌కు సమాచారాన్ని అందిస్తుంది. ఆ వెంటనే డెస్క్‌టాప్‌ నోటిఫికేషన్‌ ద్వారా మెయిల్‌ ఓపెన్‌ చేశారని తెలియజేస్తుంది. ఈమెయిల్‌ను పంపినా ప్రతిస్పందించని వారిని తెలుసుకోవటానికి, అసలు మెయిల్‌ చేరిందో లేదో అనేది తెలుసుకోవటానికిది బాగా ఉపయోగపడుతుంది.